Wat doet een dagvoorzitter?

Wat doet een dagvoorzitter? Een dagvoorzitter leidt je publiek door het programma van je evenement, congres of symposium.

Een goede dagvoorzitter vertegenwoordigt jouw organisatie. Bij een goede keuze tilt deze persoon je programma naar een hoger niveau.

In deze blog vertel ik je alles over het kiezen van een goede dagvoorzitter.

Een evenement dat één of meerdere dagen duurt, kan niet zonder een professionele dagvoorzitter. Of het nou gaat om een seminar, een zakelijk of wetenschappelijk congres of een online talkshow. Een goede dagvoorzitter voegt aantoonbare waarde toe aan je event.

Synoniemen voor het woord dagvoorzitter zijn:Moderator, debatleider of host

Er zijn verschillende synoniemen voor het woord dagvoorzitter. Bijvoorbeeld moderator, presentator, debatleider, host, gastheer of gespreksleider. Ze komen allemaal op hetzelfde neer: de dagvoorzitter neemt je publiek mee door het inhoudelijke programma.

De dagvoorzitter zorgt ervoor dat sprekers optimaal aan bod komen. Ook de opzet van het programma moet goed worden neergezet en geïntroduceerd. En als organisatie wil je natuurlijk dat je bijeenkomst op tijd begint en op tijd weer eindigt. Een dagvoorzitter bewaakt de tijd en rondt het programma binnen het afgesproken timeslot af.

In deze blog ga ik in op de taken van een dagvoorzitter tijdens een fysieke bijeenkomst. Dat verschilt met de taken van een host voor een online event of talkshow.

Wat doet een dagvoorzitter precies?

De verantwoordelijkheden van een dagvoorzitter zijn groot. Als centrale figuur is hij of zij het gezicht van je bijeenkomst. Het is dus belangrijk om de beste dagvoorzitter voor jouw bijeenkomst of evenement te kiezen.

De kerntaak van de dagvoorzitter is het voorzitten van het programma. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt om specifieke vaardigheden. Zowel op vorm als op inhoud.

Verschillende dagvoorzitters

Je kunt twee type dagvoorzitters kiezen: een dagvoorzitter met een specifieke achtergrond óf een generieke dagvoorzitter.

In het laatste geval gaat het om een persoon die zich heeft gespecialiseerd in het onderwerp. Bijvoorbeeld omdat-ie met regelmaat door andere bedrijven of organisaties wordt gevraagd om bijeenkomsten over dit onderwerp te begeleiden.

Een voorbeeld. Neem een congres over de energietransitie.

Een gespreksleider die werkt als strategisch adviseur Warmte & Koeling bij bedrijf X kan een geschikte gespreksleider zijn. Qua inhoud zit het hier waarschijnlijk wel goed. Doordat deze persoon dagelijks met het onderwerp bezig is, heeft-ie voldoende inhoudelijke kennis.

Een goede dagvoorzitter combineert verbale capaciteiten met overtuigende kennis op inhoud

Als organisator is het in dit geval de uitdaging om iemand te kiezen die ook over voldoende verbale capaciteiten beschikt. Je wil iemand hebben die het congres kan dragen. Op inhoud én vorm. Daarbij gaat het niet alleen om presenteren. Ook het interviewen van gasten is een essentiële vaardigheid.

Is dagvoorzitter een beroep?

Een andere aanvliegroute is om een professioneel dagvoorzitter te kiezen. Tientallen Nederlanders zijn dagelijks bezig met het presenteren van congressen en seminars. Dagvoorzitter is hun beroep.

Het zijn mensen met veel presentatie-ervaring. Ook weten ze de juiste, kritische vragen te stellen. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de host de relevante onderwerpen en pijnpunten kent.

Zelf behoor ik tot die laatste categorie dagvoorzitters. Door jarenlange ervaring bij RTL Z en BNR Nieuwsradio heb ik veel vlieguren als presentator in live uitzendingen gemaakt. Ik verdiep me in specifieke onderwerpen door vooraf uitgebreid te spreken met experts. Ook het lezen van rapporten is essentieel voor een goede voorbereiding.

Wat zijn de taken van een dagvoorzitter?

Als organisator is het belangrijk om te weten wat de specifieke taken van een dagvoorzitter zijn. Waar houdt hij of zij zich tijdens een congres of seminar voornamelijk mee bezig?Dit zijn de taken van een dagvoorzitter.

• Rode draad van een bijeenkomst bewaken
• Discussies faciliteren, met ruimte voor voor- en tegenstanders
• Format van de bijeenkomst bewaken
• Gesprekken met deskundigen structureren
• Tijd efficiënt indelen en bewaken

Deze taken klinken op het eerste gezicht simpel. Maar het is best lastig om breedsprakige deskundigen in the heat of the moment op een charmante manier te onderbreken en door te gaan naar het volgende programma-onderdeel.

Een professionele dagvoorzitter beheerst deze en andere vaardigheden en kun je met een gerust hart inzetten.

Welke skills heeft een dagvoorzitter nodig?

Naast de eerder benoemde kerntaken, wordt een dagvoorzitter gevraagd omdat-ie bepaalde skills als geen ander beheerst. Dit zijn de belangrijkste.

• Interviewen: het houden van vraaggesprekken met met gasten en panelleden
• Moderen: interactie met het publiek stimuleren en het bepalen van de toon en het tempo van gesprekken
• Improviseren: er gebeurt altijd wel iets onverwachts, een goede dagvoorzitter speelt daar op in
• Presenteren: de onderdelen van het programma met elkaar verbinden, gasten introduceren en presentaties kort en krachtig samenvatten (wrap it up)

‍

Wie is de beste dagvoorzitter voor je event?

Dit hangt af van de aard en de inhoud van je evenement. Ook de sfeer die je neer wilt zetten, speelt een rol. En misschien wel het belangrijkste: je publiek. Denk vanuit het perspectief van de mensen voor wie je de bijeenkomst organiseert: Wie zien zij het liefst?Een evenement voor marketeers vraagt om een andere benadering dan een congres of seminar voor anesthesiologen. Een goede dagvoorzitter voelt dat aan. Er zijn presentatoren die in beide gevallen excelleren. Soms is een host met een specifieke achtergrond in het thema van je bijeenkomst de beste keuze.

Neem contact op met je beoogd gespreksleider en leg de opzet van het evenement voor. Vraag naar de aanpak, voorbereiding, wat zijn of haar connectie met het onderwerp is en of er filmpjes beschikbaar zijn. Dat laatste werkt altijd goed om intern draagvlak te creëeren.

Soort bijeenkomst: inhoudelijk of luchtig?

Dan is er nog het onderscheid tussen een inhoudelijk evenement en een meer luchtige bijeenkomst.

Voor een inhoudelijk congres of seminar is een onafhankelijke gespreksleider die bekend is met het centrale thema de beste keuze. De dagvoorzitter is geen onderdeel van de partij die het evenement organiseert. Dat is goed, want dat straalt een bepaalde neutraliteit en objectiviteit uit.

Een externe dagvoorzitter straalt onafhankelijkheid en neutraliteit uit

Een onafhankelijk gespreksleider werkt ook goed bij gemeentes die een inspraakavond voor burgers organiseren. Sommige gemeentes kiezen een eigen communicatiemedewerker voor het begeleiden van paneldiscussies. Dat is geen gekke gedachte. Het is vaak iemand die nauw bij de inhoud betrokken is en ook verbaal kwaliteiten heeft. Maar richting burgers (lees: het publiek) straalt deze moderator partijdigheid uit. 'Het is een collega van de wethouder, dus hij zal haar wel uit de wind houden', is de kritiek die ik vaak terecht hoor. Een onafhankelijke, externe dagvoorzitter zou hier een betere keuze zijn.

Organiseer je een wat lossere bijeenkomst in informele sfeer, dan kun je overwegen om het eens over een andere boeg te gooien. Dit programma met Arjen Lubach krijgt goede reviews.

Hoe kies ik de beste dagvoorzitter?

Je kunt kiezen om een BN'er als dagvoorzitter in te zetten. Bekende presentatoren worden door hun bekendheid vaak gevraagd om programma's voor bedrijven of organisaties te hosten.

BN'ers zien dagvoorzitterschappen vaak als goedbetaalde schnabbels naast hun reguliere werkzaamheden. Er is vaak weinig betrokkenheid met het programma en de inhoud.

BN'ers zien dagvoorzitterschappen als goedbetaalde schnabbels

Daarnaast speelt een BN'er als dagvoorzitter tijdens een evenement ook vaak een wat dominantere rol. Het programma draait voor een deel om hem of haar. Dat zie je terug in meer spreektijd voor de BN'er en iets minder voor inhoudelijke sprekers.

Naast deze categorie bekende moderatoren heb je een grote groep met relatief, onbekende gespreksleiders. Dit is een grote groep. Zoek maar eens op LinkedIn op 'dagvoorzitter'. De lijst met hits is lang.

Als je als organisator voor een onbekende host kiest, is het belangrijk om wat onderzoek te doen. Het is een vrij beroep, dus iedereen kan zich de titel aanmeten.

De meeste evenementenbureau's hebben een poule van dagvoorzitters waarvan ze de kwaliteiten kennen.

Als je eenmalig een congres organiseert, helpt enige research vooraf. Als een presentator staat ingeschreven bij één of meerdere sprekersbureau's, is dat vaak een goed teken dat deze persoon persoon professioneel met zijn of haar vak bezig is.

Ook het bekijken van video's geeft een goede indruk van de stijl en vaardigheden.

Wat kost een dagvoorzitter inhuren?

Als je op Google het woord 'dagvoorzitter' intikt, komt 'wat kost een dagvoorzitter?' als één van de meest gestelde vragen naar voren.

De vraag houdt organisatoren bezig. Vooral omdat er geen eenduidig antwoord op te geven is. Toch zijn er bepaalde handvatten die je als organisator kunt gebruiken om te bepalen of je niet teveel betaald.

Dit zijn de belangrijkste.

De kosten hangen op de eerste plaats af van bekendheid en populariteit. Bekende presentatoren als Art Rooijakkers, Jojanneke van den Berge en Jörgen Raymann baseren hun prijs voor een deel op het feit dat ze met regelmaat op TV zijn. Ook influencers hanteren deze regel.

Het tarief van een BN'er als dagvoorzitter start vaak vanaf 5K

Wil je een bekende dagvoorzitter, dan betaal je automatisch een 'ik-ben-bekend'-fee. Voor je publiek is dit type host een attractie. 's Avonds vertellen ze thuis dat ze vandaag Sander Schimmelpenninck hebben gezien. Wat hij zei, boeit niet zoveel. Het gaat erom dat ze hem live hebben gezien.Het tarief voor een bekende dagvoorzitter start vanaf 5.000 euro en kan oplopen tot soms wel 20K.Naast bekendheid is het tarief gebaseerd op de doelstellingen van het evenement, voorbereidingstijd en vereiste reistijd.

Gemiddeld kost een dagvoorzitter tussen de 2.000 en 3.000 euro

Je kunt al een dagvoorzitter inhuren voor minder dan duizend euro. Maar bij de meeste dagvoorzitters ligt het tarief tussen de 2.000 en 3.000 euro.

Conclusie

Een goede dagvoorzitter kan je evenement maken of breken. Een zorgvuldige selectie vooraf is belangrijk.

De dagvoorzitter bewaakt de rode draad, faciliteert discussies en bewaakt het gekozen format. Ook houdt-ie de tijd in de gaten en rondt gesprekken op een natuurlijke manier af.

De vaardigheden die elke dagvoorzitter moet beheersen zijn goede interview-vaardigheden, hoogwaardige presentatie skills en het vermogen om te improviseren.

Vraag je als organisator af of je een bekende of onbekende host wilt inzetten.

Draait het om de inhoud en het verhaal van jouw organisatie, vraag dan altijd een relatief, onbekende dagvoorzitter. Je krijgt dan de beste prijs-kwaliteit verhouding.

Wil je een leuk en luchtig moment voor collega's of klanten organiseren, overweeg dan om een BN'er als dagvoorzitter in te zetten. Realiseer je wel dat het dan altijd net iets meer om de BN'er dan om de inhoud van je evenement draait.

‍Lees ook:

• Zo betrek je het publiek optimaal bij je livestream